Le carnet de bord de Lou Heudicourt

Etudiante en BUT Information-Communication Métiers du Livre et du Patrimoine, je réalise mon stage de deux mois de deuxième année aux archives départementales de l’Allier. Ce stage de découverte va me permettre d’aborder tous les aspects des archives : collecte, conservation, communication et valorisation.

Semaine 1

Je commence ce stage avec la présentation de mes missions par Mme Poupin, ma tutrice de stage, et M. Linsolas, directeur des archives. La semaine se poursuit par la rencontre de toute l’équipe des archives, je découvre plus en détail chaque agent et leurs attributions au fil des jours.

L’une de mes principales missions pour ces deux mois est le classement d’un « vrac » d’archives : arrestations pendant la Seconde Guerre mondiale, dossiers d’étrangers, élections, établissements insalubres…

Je commence donc par les arrestations à classer dans un tableau excel et découvre quelques surprises, comme des factures concernant des séances cinématographiques données aux troupes d’occupation allemandes à Montluçon.

Etant de permanence en salle de lecture deux demi-journées par semaine, je me familiarise avec le fonctionnement de cette salle qui permet aux usagers de consulter les archives.

Semaine 2

Cette deuxième semaine se déroule plus calmement que la précédente et je réalise beaucoup de saisies. Ayant terminé le relevé des arrestations, je commence un travail de description sommaire sur les dossiers anciens d’étrangers versés par les services de la Préfecture.

Je découvre de nouveaux documents avec beaucoup de détails intéressants : descriptions physiques, empreintes digitales, photographies d’identité, cartes de séjour, avis d’expulsion, etc.

Je me rends compte que la majorité de ces étrangers sont de nationalité italienne, polonaise ou espagnole. Un de mes nouveaux collègues m’explique que cela correspond à l’immigration dans ces années 1930-1940. A ce moment-là, ces personnes venaient chercher du travail en France, particulièrement dans l’Allier.

Pendant cette semaine, M. Linsolas m’a proposé de l’accompagner quelques heures dans son travail. Il m’a présenté la série A (archives de l’Ancien Régime), puis comment répondre à une recherche par mail d’un notaire.

Semaine 3

La saisie des dossiers d’étrangers se poursuit et se précise. Avec l’aide de Mme Poupin, je réalise quelques modifications notamment concernant les normes de description des documents, les doublons et les mots utilisés dans mes descriptions. Nous remarquons que la majorité des documents sont des demandes de naturalisation, de certificats de mariage ou des condamnations pour différents motifs. Certaines personnes menacées d’expulsion bénéficient uniquement d’un avertissement.

Je découvre également les archives communales avec Douglas Pigeron qui m’explique les éliminations, la procédure de dépôt et le classement de cette série.

Pour la demande d’un particulier, j’effectue une recherche de matricules de soldats dans la série R avec les instruments de recherches et les registres matricules numérisés.

En fin de semaine, Mme Poupin me montre la série A et m’explique les enjeux : comment améliorer les conditions de conservation dans un bâtiment proche de la saturation. Je commence donc une réflexion autour de son reconditionnement. Je mets donc en parallèle plusieurs questionnements : la perte de place sur les travées des magasins, la mauvaise conservation des archives et les boîtes de reconditionnement disponibles.

Semaine 4

Je passe du temps dans les magasins et me penche en détail sur le reconditionnement de la série A. Je prends en note toutes les boîtes en mauvais état et trop grandes pour les documents, entraînant une perte de place dans les magasins. La création d’un tableau excel avec les dimensions des boîtes d’origine, la perte de place totale, les dimensions des boîtes de reconditionnement et des observations, permet de se rendre compte de la nécessité de ce reconditionnement.

Semaine 5

Je débute cette semaine par une réflexion autour de la préservation des sceaux avec Marie-Elisabeth Bruel, archiviste s’occupant notamment du reconditionnement, des archives du Moyen-Âge (série A) et des sceaux et cachets des manuscrits. En effet, les sceaux apposés sur les simples et doubles queues de parchemin sont les plus durs à préserver, ils se brisent dans les boîtes de conservation et tombent en miettes. Leur restauration est urgente. Nous nous penchons alors sur le type de boîte qui serait nécessaire à leur bonne conservation : une petite boîte rigide, assez mince pour pouvoir être rangée avec tous les documents dans les boîtes de conservation, avec de la mousse pour que les sceaux ne bougent plus et qu’on ne perde plus les morceaux brisés.

Je poursuis cette semaine en prenant part au service éducatif avec Marie-Sophie Védrenne, professeure relais de l’action culturelle, et Pauline Perus, s’occupant de la bibliothèque patrimoniale des archives et de l’élaboration d’ateliers au service éducatif. Nous accueillons deux classes de troisièmes, j’assiste donc à la visite des archives et participe avec plaisir aux ateliers sur le thème de la Seconde Guerre mondiale.

Semaine 6

Mme Poupin me propose de répondre à la demande d’un usager qui recherche des informations concernant Mme L., institutrice de maternelle et première présidente de l’AGIEM (Association générale des institutrices et instituteurs des écoles et classes maternelles publiques). Je consulte donc son dossier de carrière bien fourni et m’apparaissent de nombreuses informations sur sa vie professionnelle comme personnelle : bulletins d’inspection, correspondance, faire part de mariage, procès-verbaux, affaires diverses… A partir de ces documents et informations, je réalise une synthèse afin de donner une idée du contenu du dossier à l’usager.

J’ai également participé au refoulement de la série V « Cultes » consistant à décaler et resserrer les boîtes d’archives sur les tablettes afin de gagner de la place et réorganiser les espaces vides.

Semaine 7

Cette septième semaine est très animée. Dès le début de la semaine, je m’entretiens avec Jean-Thomas Bruel qui s’occupe particulièrement du classement de la série B (archives judiciaires de l’Ancien Régime). Il m’explique donc qu’il effectue un premier repérage dans la série afin de la classer dans le futur. Ce repérage permet au public de consulter cette série B. Il traite également des fonds privés et rédige des instruments de recherche. Comme la plupart des archivistes du service, il répond aussi aux demandes des usagers.

J’ai effectué une troisième recherche pour un particulier avec Mme Poupin sur l’intranet. Nous avons recherché un acte notarial sur Thot, logiciel métier, à partir de la date et de la commune fournies par le notaire afin de connaître la cote du document. Nous nous sommes donc rendues dans les magasins à l’adresse fournie par Thot et avons envoyé au notaire la copie de l’acte demandé.

J’ai également étendu le reconditionnement des séries A et B à la sous-série 2C concernant le contrôle des actes sous l’Ancien Régime. Lors de la réunion de service, j’ai pris la parole afin de demander l’avis de mes collègues archivistes concernant le reconditionnement de la sous-série 2C. Deux possibilités s’offraient à nous : reconditionner toute la série ou uniquement les incommunicables, qui représentent seulement une petite partie de la série. Mes collègues se sont mis d’accord pour reconditionner la série entière. J’ai donc fait des essais sur cette dernière pour savoir quelle boîte de reconditionnement, sur les trois modèles sélectionnés en séries A et B, était compatible. Le format qui est ressorti est celui dont nous ne disposons pas de boîtes d’avance. Les commandes se faisant à partir de 400 boîtes, j’ai fait le tour des magasins et conclu que les sous-séries 1U, 2U, 3U et 16J nécessitent ce même format. En tout, pour reconditionner ces quatre ensembles ainsi que les A, B et 2C, il faudrait commander 870 boîtes de type Cauchard de ce format.

Semaine 8

Pour ma dernière semaine de stage, j’ai assisté à une réunion avec le Territoire des solidarités départementales à Vichy avec M. Linsolas ainsi que Clotilde Fleury et Pierre, Taillandier, qui s’occupent de la collecte des archives contemporaines. Cette réunion avait pour but d’échanger sur les règles d’archivage dans les services MSD (Maison des Solidarités Départementale).

Par manque de temps et à cause de mes missions parallèles, ces huit semaines de stage se terminent avant que je n’aie eu le temps de terminer la saisie nominative de toutes les boîtes de dossiers d’étrangers, ni même de commencer la saisie des boîtes d’élections et d’établissements insalubres.

Finalement, j’ai pu mener à terme le reconditionnement des séries A et B avec les boîtes de conservation disponibles. Toutefois, le plus gros du reconditionnement se fera sans doute l’an prochain, avec les boîtes qui vont être commandées.

Ce stage de huit semaines a été l’opportunité pour moi de découvrir et de participer au monde des archives et au métier d’archiviste : de la collecte à la valorisation, en passant par le conditionnement et le classement.

Je remercie tous mes collègues des Archives pour leur bienveillance et leur accompagnement tout au long de ce stage.

Conclusion

Ce stage de huit semaines a été l’opportunité pour moi de découvrir et de participer au monde des archives et au métier d’archiviste : de la collecte à la valorisation, en passant par le conditionnement et le classement.

Je remercie tous mes collègues des Archives pour leur bienveillance et leur accompagnement tout au long de ce stage.